УКФ: Процес і співтворення культури

Нещодавно Korydor опублікував текст «Інноваційна незворушність культури», в якому Євген Гулевич виклав низку критичних зауважень до роботи Українського культурного фонду з боку заявників під час періоду прийому заявок 2019-2020. Свої тези автор підкріпив критичними відгуками анонімних респондентів: дехто з них зазначив, що навіть відмовився від ідеї подавати заявки через невідповідні вимоги Фонду.

Серед прописаних у статті закидів до УКФ можна виокремити такі найтиповіші: 1) «негуманна», «канцелярська», «бюрократична» форма заявки на грант (у порівнянні з простішою минулорічною?); 2) низький рівень побудови комунікації із заявниками у період опен-колу; 3) сумнівні методи експертного оцінювання та самих експертів, недостатня довіра експертам з боку самого УКФ; 3) обмеження у статтях бюджету, що не відповідають ринковим цінам; 5) низький рівень контролю та підтримки Фондом у розвитку вже реалізованих проектів та 6) відсутність заохочення до повторної заявки якісних проектів, що не отримали грант з причин, не пов’язаних із їхнім змістом.

Ці зауваження були переадресовані «Коридором» представницям УКФ із метою отримання відповіді та формування уявлення щодо позиції самої інституції: свої коментарі надали Ірина Чужинова, начальниця аналітичного відділу, та Аліса Бондаренко, провідна фахівчиня з управління проектами (програма «Знакові події»).

Перш ніж відповісти на закиди заявників, Ірина Чужинова наголосила на тому, що нещодавно сама перебувала на їхньому місці: «Мабуть, варто почати з того, що я працюю у Фонді рік на посаді керівниці аналітичного відділу. За фахом – театрознавиця. За потребою останніх кількох років – менеджерка театральних проектів. Я пам’ятаю ті рефлексії, які виникли у культурно-мистецькому середовищі, коли нарешті був прийнятий закон про Український культурний фонд. Радість була помірковано-стриманою. Навіть боязкою. Більшість переживала, що новостворена державна інституція від народження успадкує усі «хронічні хвороби», на які слабує багато років наш державний апарат: закритість, «ручне управління», існування без стратегії та чітких правил гри. Перелік можна продовжувати.

Перший позитивний сигнал і приємний подив – призначення на посаду виконавчої директорки Юлії Федів. Фонд очолила людина незаангажована, із ґрунтовною українською та європейською освітою, з нового покоління, яке сповідує ліберальні цінності. Власне, з цього і почалося створення Українського культурного фонду, національного за спрямуванням, та європейського – за формою та підходами.

Нині у Фонду є Стратегія, є інституційні та конкурсні програми, є форма щорічного звітування «до копійки», є сайт із повним набором усіх нормативних документів, якими визначається щоденна діяльність організації. Чи багато ви знаєте в Україні інших прикладів подібного підходу до управління державною установою?».

 

Про «негуманність» (невиправдану складність і бюрократичну мову) заявки на отримання гранту від УКФ на 2020 рік

 Ірина Чужинова закцентувала на потребі в деталізованій заявці не лише з боку УКФ та експертів, але і з боку самих заявників: «Найскладнішим завданням Фонду на сьогодні, мабуть, є поєднання державних нормативів та законів із тими підходами, які давно стали практикою подібних світових культурних фондів. Ті, хто знає, як працює Державне Казначейство або чув про Рахункову палату та магічне словосполучення «оцінювання ефективності  використання бюджетних коштів» мене зрозуміють. Але ні «канцелярщиною», ні «бюрократією» у Фонді ніхто не займається. Нема ні досвіду, ні бажання.    

Форма проектної заявки викликає обурення у тих, хто звик до прожектерства, а не до системного планування. «Жахливий і страшний» Фонд просить спланувати свій проект та бачить інструментарій проектного менеджменту – як дієву допомогу. Так, потрібно чітко визначити суть проекту, його цілі, завдання, сформувати команду, спланувати кошторис, подумати над комунікаційним планом. І так, потрібно прописати індикатори виконання. При цьому, всі хто хоч раз робив подібну вправу, знає: проектна заявка – незамінний навігатор для виконання проекту. Заявник планує проект не для Фонду, не для експерта, а для себе.

Що таке проектна заявка для Фонду? Це майбутній додаток до договору про надання гранту – таке собі технічне завдання, обопільно підписане зобов’язання: Фонд – фінансує, заявник – реалізує проект, а потім, відповідно до плану виконання, звітує. Якщо заявку перевести у форму есе, думаю, на момент звіту будуть виникати непорозуміння. 

Що таке проектна заявка для експерта? Це можливість зрозуміти, наскільки якісно та прозоро майбутній грантер планує проект, чи розуміє, які ризики його чекають, чи має уявлення, як буде залучати цільові аудиторії. Доведено на практиці: гарний план – це 50% успіху в його реалізації. Змінена методика експертного оцінювання описує критерії оцінювання як умову, що має виконати заявник. По суті, експерт оцінює проект через оптику Фонду – пріоритети грантодавця, основні вимоги і т. д. Методика – це також один із настільних документів і для заявника, аби цей заочний діалог відбувався на спільних засадах та за одними правилами».

Аліса Бондаренко: «Так, установчі, нормативно-правові документи, аплікаційні пакети конкурсних програм на офіційному сайті (інституції, яка, пам’ятаємо, підпорядковується Міністерству культури, молоді та спорту України), публікуються в офіційно-діловому стилі. Але в нас є різні канали комунікації, не тільки сайт. Наприклад, наша офіційна сторінка у Facebook, де пости публікуються в більш неформальному стилі. Так, я теж надаю перевагу живій зрозумілій мові, а не скрипучим штампам. Але має бути й розуміння того, що, наприклад термінологія проектного менеджменту є  універсальною і спирається на практики міжнародних інституцій, відповідає світовим тенденціям».

 

Про комунікацію проектного відділу з заявниками та експертами, її сталість та динаміку

Аліса Бондаренко послідовно перерахувала всі канали комунікації УКФ із заявниками у 2019-2020 роках під час оголошення конкурсу і прийому аплікаційних пакетів: «Передусім це сайт: там є вся інформація, і я би порадила перед тим, як подавати заявку, ознайомитись із основним документом – «Стратегією УКФ». У ній прописані цілі, пріоритети, задачі, програми були сформовані з опорою на них.

Цього року ми розробили максимально доступну і зрозумілу покрокову  інструкцію «Як подати заявку в УКФ» (текст та відео). На сайті був доступний перелік запитань проектної заявки (відповідно  з питаннями можна було ознайомитися заздалегідь). Була низка документів, з якими важливо  було ознайомитись, перш ніж подавати заявку (наприклад: Порядок проведення конкурсу, Положення про експертні ради, Порядок повідомлення про конфлікт інтересів, Методика експертного оцінювання (дуже корисний документ, де прописані критерії оцінювання, розподіл балів –  заявник одразу знайомиться зі структурою і логікою оцінювання).

 У 2019 році ми запустили проект «Дуже культурний менеджмент» – серія відео, де різні діячі культури ділилися своїми лайфхаками проектного менеджменту. Тобто це дуже корисний освітній ресурс, мета якого – допомогти заявникам. Також в 2019 році ми запустили серію відео «Я – експерт УКФ», де наші експерти розповідали детально, на що треба звертати увагу під час написання проектної заявки.

У 2019 році (і цього року також), ми співпрацювали з різними культурними інституціями і розказувати про наші програми і максимально використовували можливість розповісти, як подати заявку. Наприклад, в галереї The Naked Room ми проводили презентацію програм «Знакові події» і  Н.О.Р.Д.»

Також  в нас були вебінари для заявників по всім конкурсним програмам. Люди могли познайомитися з програмою, поставити питання онлайн, потім всі бажаючі могли повернутися до відео і переглянути його. Записи є у вільному доступі на Youtube.

Програмні менеджери проводили вебінари і для експертів. Я би сказала, що ми були «перекладачами» наших інструкцій: пояснювали формати, продукти, очікувані результати».

Проте Аліса відзначила і зміни в налагодженні комунікації протягом останньої хвилі збору заявок порівняно з попередньою: «Під час конкурсного відбору в 2019 році проводилися особисті консультації заявників із програмними менеджерами. Як це виглядало: людина заздалегідь записувалась до нас на прийом (майже як до лікаря). Бажаючих отримати консультацію було більше, ніж програмних менеджерів. Хтось приходив із заздалегідь розробленим проектом, з конкретним питанням. А хтось приходив, щоби познайомитись зі співробітниками УКФ, якось себе «зарекомендувати» (але ж звісно, що це ніяк не могло вплинути на те, чи отримає проект фінансування, чи ні). Ми консультували майже нон-стоп: зустрічі, мейли, телефонні дзвінки. На консультації здебільшого приходили заявники з Києва та Київської області. Для людей з інших областей відвідати особисту консультацію вже було складніше. Особисті консультації  виявилися малоефективними та  дуже виснажливими з точки зору людського ресурсу. Отже, в третьому конкурсному відборі ми скасували цей формат і поставили собі за мету охопити всі області України, щоб максимально розповісти про УКФ. Було обрано формат інформаційних днів. Програмні менеджери (попри те, що це був звітній період із супер великим навантаженням), їздили в період open-call по всіх областях України (окрім Криму). Проводили презентації «Як подати проект в УКФ», відповідали на питання».

Ірина Чужинова послалася на власний досвід заявника 2018 року: «Я писала грант, працюючи на той момент у театрі «Золоті ворота». Була на інформаційних днях Фонду, уважно читала інструкції. Вся необхідна інформація була під рукою – пріоритети грантодавця, критерії оцінювання, інструкція для заявників та інструкція зі складання кошторису… Пам’ятаючи той стан запаморочливої непевності (хоча грант УКФ був не першим у моєму житті), я з розумінням ставлюся до емоцій двох тисяч заявників, які долають цей шлях вперше».

 

Про неринкові обмеження в статтях кошторису

У фінансових питаннях Ірина не готова погодитись із закидами заявників до УКФ: «Зрозуміти не можу лиш одне: коли команди, які претендують на солідні гроші, не бачать потреби у саморозвитку та підвищенні кваліфікації. Звісно, тут простіше звинуватити Фонд у тому, що всіх привчають користуватися менеджерським сленґом, аніж визнати, що куратор чи проектний менеджер – це окрема і вельми корисна людина в команді. Так само, як і бухгалтер, і PR-менеджер, і координатори окремих напрямів, якщо проект великий. Фонд не просить, аби музикант, художник чи режисер перетворювалися на адміністратора чи фінансиста. Але, повірте на слово, реалізація проекту за грантові кошти потребуватиме допомоги і цих фахівців.

Фонд встановлює певні обмеження щодо нарахування оплати праці за цивільно-правовими угодами та просить зважати на ту тарифікаційну сітку, яка існує в культурній галузі, оскільки, нагадую, йдеться передусім про позицію державного грантодавця. Всі знають, що державна культурна сфера, як власне і освітянська, і медична, і соціальна, в Україні фінансується вельми скромно. Спільноти постійно висловлюють обурення, чому робота митця, вчителя, медика конвертуються у мінімальні тарифні ставки. Але це питання не до Фонду, а до уряду, до тих, хто може змінити становище на загальнодержавному рівні.

Обмеження УКФ, якщо дивитися на тарифікаційні розряди розраховані на кваліфікації управлінців вищої та середньої ланки – директорів, адміністраторів, керівників відділів чи структурних підрозділів і т. д. 25.000 грн (мінус відрахування) – це верхня межа тарифікаційної сітки. З обмеженнями на придбання основних засобів, або простіше – товарів, дорожче за 6.000 грн, так само пов’язані із умовами управління коштами, які наразі виконує Фонд. Важко не погодитися, що придбання технічного обладнання чи музичних інструментів здатні подовжити сталість проекту та є довгостроковими інвестиціями – але знову ж, це не забаганка, а умова існування державного грантодавця. Сподіваюся, це умова, яка може бути переглянута та скасована».

 

Про підтримку Фондом розвитку і сталості вже реалізованих проектів

Ірина Чужинова: «Після завершення договору із УКФ доля проекту повністю переходить у відповідальність грантерів. Я б говорила також і про сталість, пов’язану із самим видом фінального продукту: сайт, вистава, видання, відеоконтент потенційно можуть проіснувати довше, а ось виставка, резиденція, освітній курс – від початку обмежені у часі. Відповідно, маємо зважати і на це. Фонд здійснює і моніторинг, і аналітику результатів проектів, хоча зважаючи на обсяги (293 проекти – 2018 рік; 432 проекти – 2019 рік), говоримо все ж про вибірковий підхід. За два роки вже сформовано і продовжують формуватися і вимоги до продуктів, і підходи до оцінювання результатів, і напрацювання, як вимірювати успішність проектів. Звісно, вимірюється не креативність чи талант, а ті критерії, які надаються до вимірювання.

Насправді, якби ви знали, як ми пристрасно обговорюємо та переживаємо факапи сильних та радіємо перемогам тих, хто потребує підтримки. Втручатися не можемо – але людські емоції ніхто не відміняв. Звісно, думаємо над посиленням. Освітній курс з проектного менеджменту, адаптований під вимоги Фонду, – це наш наступний крок. Робота з лідерами думок та стейкхолдерами різних секторів – постійна робота дирекції Фонду та всієї команди. Навіть спрощений у 2020 році технічний відбір чомусь стає проблемою: заявка на кілька мільйонів і не ті підвантажені документи… Поки що не правила Фонду, а власна неуважність і неорганізованість є основними проблемами заявників».

Аліса Бондаренко: «УКФ працює на конкурсних засадах, і процедура відбору максимальна прозора, всі етапи чітко прописані в документі «Порядок проведення конкурсного відбору». Оголошується конкурсний набір – заявки подаються. Наступив дедлайн прийому заявок – все, немає можливості подати заявку у Фонд на «позаконкурсних засадах».

Цього разу ми дуже спростили технічний відбір. Якщо коротко: позбавилися паперових версій документів під час подачі заявки (аплікаційний пакет подавався виключно в електронному вигляді через особистий кабінет заявника), заявники підписали документи електронним цифровим підписом. Як на мене, великий прорив дійсно полягає в тому, що вся процедура відбору відбувається зараз через Систему управління проектами, яка є модулем офіційного сайту УКФ».

Фото: УКФ

 

Про динаміку росту якості та кількості реалізованих проектів протягом 3 років роботи УКФ

Аліса Бондаренко оперувала цифрами: «Саме програмний підхід з’явився у 2019 році. До цього в 2018 році був формат трьох типів проектів: індивідуальні, національної співпраці та міжнародної співпраці, підтримка 8 секторів культури. В 2019 році ми запустили програмний підхід, який є більш системним і структурованим – він дозволяє більш ефективно реалізовувати стратегічні цілі УКФ. Програмний підхід зручніший і для заявника – допомагає краще зорієнтуватися, якій програмі відповідає його проект.

Наразі ми можемо проаналізувати тенденцію по кількості заявок.

В 2018 році було подано 618 заявок, підтримано 203 проекти. В 2019 подано 2059, підтримано 432. В 2020 році подано 2383 заявки. В принципі не набагато більше, якщо порівняти 2019 рік і 2020 рік. І це, до речі, цікавий факт. Адже цього року ми пішли назустріч і змінили правило щодо кількості заявок:  заявник одночасно міг подати до 3 заявок на програму, але в цілому не більше 10 заявок в рамках всіх оголошених Фондом конкурсних програм. Якщо від одного заявника перемагають кілька проектів, то Фонд може підтримати «до 3 проектів у рамках однієї конкурсної програми, але не більше 5 проектів від одного заявника, в межах усіх оголошених Фондом конкурсних програм».

Але ця нова умова не виправдала себе, як бачимо. І це цілком логічно, на мою думку, адже це мають бути різні проекти, різні цілі, різний склад команд, а не просто множення заявок-симулякрів.

Порівняймо кількість експертів: в 2018 експертів році – 60, в 2019 році – 158. Так, експертиза в сфері культури та креативних індустрій потребує розвитку і зростання, професійне поле досить вузьке, але наведена статистика свідчить про важливу тенденцію – бажання співпрацювати з УКФ, долучитися до творення змін».

Ірина Чужинова, натомість, звернула увагу на оцінку якісь проектів: «Мені здається, що в ретроспективі двох років говорити саме про якісні зміни передчасно. Проекти абсолютно різні. Є такі, що подих перехоплює від захвату. Є такі, що розумієш – мета «освоїти кошти», а не створити щось вартісне. На щастя, других в рази менше. Але «грантоїдство» і у нашому просторі вже не така й дивина.

Насправді, все про що думаю я – це про спільну відповідальність та взаємоповагу. Дивно, коли хтось думає, що можна змусити себе слухати, переходячи в режим істерики. Всі конструктивні пропозиції Фонд і чує, і бере до уваги, і навіть впроваджує. На жаль, конструктиву менше, ніж хотілося б. Але чи треба дивуватися? Навряд чи хтось колись працював у державному культурному фонді. Тому чи не вперше в житті, не погоджуся, що «зі сторони видніше». Є випадки, коли видніше буває виключно з середини».  

Про зміни в програмному менеджменті

На прикладі своєї програми Аліса пояснила перетворення, що були введені в результаті аналізу минулорічних проектів: «Для нас досвід 2019 року був дуже цінним. Програма «Знакові події» в 2020 році дещо змінилась. Раніше було два ЛОТи ( «Підтримка знакових подій в Україні» та «Участь України в знакових міжнародних подіях»). Зараз з’явились додатково «Пам’ятні дати визначних подій в українській культурі» та «Пам’ятні дати видатних особистостей в українській культурі». Також зросли бюджети проектів (наприклад в ЛОТі «Підтримка знакових подій в Україні» мінімальна сума гранту – 3 млн. грн., максимальна – 6 млн. грн.).

Цього року ми націлені на підтримку саме масштабних знакових подій, в інструкціях одразу орієнтували заявників щодо наших очікуваних результатів проектів, масштабів охоплення аудиторії (в ЛОТі «Підтримка знакових подій в Україні» мінімальна кількість учасників подій – 5 тис.), широкого медіа висвітлення, розбудови партнерств, сталості тощо.

Наприклад, ми розуміємо, що існують потужні масштабні фестивалі, існують невеликі локальні фестивалі. І це не про порівняння «сильне» і «слабке», а про те, що кожен проект перебуває на своєму етапі розвитку, має свою мету, очікувані результати, наявні в нього на цьому етапі ресурси та потенціал. Це означає, що важливо реально оцінювати свої можливості – не варто підлаштовуватися спеціально, штучно збільшуючи показники тільки для того, щоб відповідати вимогам програми. Інструкція – це не прокрустове ложе.

Цього разу в програму «Знакові події» було подано 189 заявок (трохи менше, ніж в 2019). Але це нас не засмутило, для нас важливіша якість проектів, а не кількість. Ми адаптували програму, оновили певні правила, спираючись на минулорічний досвід та зворотний зв’язок від заявників. Наприклад, приємна новина 2020 року: проміжної звітності не буде. Заявник отримує до 70% фінансування одразу, надає разом з висновком аудитора фінальну звітність на 100%, і після перевірки звітності отримує решту фінансування.

Це гарна новина і для нас, програмних менеджерів УКФ, адже це означає, що буде більше координаційних зустрічей, заходів, моніторингових візитів. Це набагато краще для нас як інституції – бачити наживо, як реалізуються проекти, бачити результати змін».

 ******

Тези респонденток від УКФ хочеться доповнити ще двома цитатами. Перша – з документу, який вони обидві порадили ознайомитись усім заявникам та зацікавленим в роботі інституції – Стратегії Фонду: «Окрім ключових проблем культури та креативних індустрій, Українському культурному фонду доводиться працювати також і з викликами інституційного характеру. Найскладнішим з них є інституційна розбудова УКФ в умовах кризи довіри до державних інституцій в українському суспільстві та неготовності професійної спільноти сприймати творення Українського культурного фонду як «процес» і «співтворчість»» (с. 13).

Друга цитата – виконавчої директорки УКФ Юлії Федів, зі вступу до нещодавно опублікованого звіту Фонду за 2019 рік: «Ми вчимося разом з вами — паралельно із запуском конкурсних програм команда Фонду працювала над удосконаленням процедури відбору проектів. Понад усе нам важливо створити бездоганний механізм роботи, де будуть врівноважені законодавчі норми, фахове експертне оцінювання та довіра до дій Фонду з боку наших заявників».

Безумовно, критика і пильний контроль з боку заявників і громади необхідні, але важливо давати одне одному час на «процес» розвитку. Адже стратегія Фонду розрахована на строк до 2021 року включно, і її втілення ще не завершене. З другого боку, в «процесі» перебувають і українські культурні менеджерки та менеджери, що досі набувають досвіду та розвивають навички написання заявок і фандрейзингу. Поки що всі агенти українського культурного поля вчаться, хоча часто і на власних помилках.  

 

Коментарі


спецтеми: